Từ 20/4/2020, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo Thông tư 01/2020/TT-BTP  quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 có nhiều điểm mới so với trước đây.

1. Quy định cách xử lý văn bản đã chứng thực không đúng pháp luật

Các văn bản trước đây mới chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc xử lý văn bản chứng thực trái luật đã gây khó khăn cho các cơ quan khi phát hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không đúng thì thu hồi, hủy bỏ như thế nào .

Thông tư 01 đã bổ sung quy định vấn đề này. Theo đó, đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp xã; Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình

Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật

2. Chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 10 Thông tư nêu rõ:

“Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. “Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.”

Điều này đồng nghĩa với việc, chứng thực bản sao từ bản chính đối với các bản chính có nhiều trang thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang đã ghi thông tin.

Đây là quy định được kế thừa từ Thông tư 20/2015/TT-BTP. Trước đó tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao phải sao, chụp như thế nào.

3. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Theo Thông tư 01, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong 04 trường hợp sau đây:

– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch cá nhân

Điều 15 Thông tư này quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

Trước đây, tại Nghị định 23/2015 và Thông tư 20/2015/TT-BTP không đề cập đến yêu cầu này.

5. Cách ghi số chứng thực

Ngoài cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính đã có trước đó, Thông tư 01 đã bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng. Cụ thể như sau:

– Số chứng thực bản sao từ bản chính là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định này đã có từ Thông tư 20/2015/TT-BTP);

– Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định mới);

– Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng (quy định mới).