I. Điều kiện đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cụ thể:

– Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

– Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

– Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

=> Như vậy, trường hợp được đăng ký lại khai sinh thì phải có sự kiện là giấy tờ hộ tịch bản chính đã bị mất

  1. Nội dung, trình tự, thủ tục nộp hồ sơ:

( Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP , được hướng dẫn bởi Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP):

Hồ sơ gồm có:

– Tờ khai theo mẫu số 14 – Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó như: CMND/CCCD, Sổ hộ khẩu, giấy chứng sinh, bản sao giấy khai sinh….

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

– Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai sinh. Người được ủy quyền khai sinh nếu là: bố, mẹ, ông, bà, anh, chị… thì chỉ cần giấy tờ ủy quyền viết tay và giấy tờ chứng minh quan hệ, các trường hợp khác cần công chứng theo quy định của pháp luật.

  1. Xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

2.1. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ:

Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh. Việc xác định nội dung đăng ký lại khai sinh trong trường hợp này được hướng dẫn bởi Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP như sau:

-Trường hợp hiện tại thông tin về cha, mẹ, bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ cấp trước đây thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

– Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì xác định và ghi theo địa danh hành chính hiện tại; việc thay đổi địa danh hành chính được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

2.2. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ quy định trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

3. Nơi nộp hồ sơ: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.

4. Cách thức nộp hồ sơ:

* Nộp trực tiếp:

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự của Pháp luật. Trường hợp phải xác minh thì không quá 25 ngày.

Lấy kết quả: Người yêu cầu trực tiếp mang theo các giấy tờ liên quan đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả

* Nộp trực tuyến:

Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ nộp hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

Lấy kết quả: Sau khi hồ sơ đăng ký khai sinh được tiếp nhận thành công, người yêu cầu nhận được mã số đăng ký và thời gian trả kết quả hồ sơ, người yêu cầu đến UBND phường nhận kết quả. Khi đến UBND phường cần mang các giấy tờ liên quan.

*Nộp qua dịch vụ bưu chính viễn thông:

Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ và hồ sơ hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

Riêng đối với trường hợp này phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Lấy kết quả: Qua đường bưu chính

II. Mẫu biểu:

  1. Tờ khai đăng ký lại khai sinh

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

  

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

Kính gửi: (1)…………………………………………………………………

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu:……………………………………………………………….

Nơi cư trú: (2):……………………………………………………………………………………………..

Giấy tờ tùy thân: (3)……………………………………………………………………………………..

Quan hệ với người được khai sinh: ……………………………………………………………….

Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ……………………………………………………………………………………..

Ngày, tháng, năm sinh:…………………………………………………………….. ghi bằng chữ: ………………………………………………………………………………………………………….

Giới tính:………………….. Dân tộc: …………. ………..Quốc tịch: ……………………………

Nơi sinh:(4)…………………………………………………………………………

Quê quán: ………………………………………………………………………………………………….

Họ, chữ đệm, tên người mẹ:……………………………………………………..

Năm sinh: (5)……………………………………..Dân tộc:………..Quốc tịch:……………………

Nơi cư trú: (2) ………………………………………………………………………………………………

Họ, chữ đệm, tên người cha:……………………………………………………………………….

Năm sinh: (5)……………………………Dân tộc:……………..Quốc tịch:………………….

Nơi cư trú: (2)………………………………………………………………………………………………

Đã đăng ký khai sinh tại: (6)……………………………………………………….

Giấy khai sinh số: (7)….., quyển số (7)………. ngày …… / ………./……………

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.

                                Làm tại: ……………………., ngày ……….. tháng ……… năm …………..

 

 

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

 

 

Đề nghị cấp bản sao(8): Có , Không

Số lượng:…….bản

……………………….

Chú thích:

(1) Ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

(3)  Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

(4) Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa chỉ cơ sở y tế đó; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi sinh ra; trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chỉ ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.

(5) Ghi đầy đủ ngày, tháng sinh của cha, mẹ (nếu có).

(6) Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây.

(7) Chỉ khai trong trường hợp biết rõ.

(8) Đề nghị đánh dấu X vào ô nếu có yêu cầu cấp bản sao

 

  1. Bản cam đoan

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

                                                               BẢN CAM ĐOAN

 

Kính gửi : ……………………………………………………….

 

Họ, chữ đệm, tên:………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………..

Hộ khẩu thường trú:……………………………………………………………………………….

Giấy tờ tùy thân:……………………………………………………………………………………

Tôi xin cam đoan nội dung sau đây:

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Để thực hiện thủ tục:……………………………………………………………….

Tại:………………………………………………………………………………..

Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan nêu trên.

                             Làm tai………………, ngày  tháng ….  năm

                                                                            Người cam đoan

                                                                    (ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)